Akt notarialny jest poświadczeniem urzędowym zaświadczającym dokonanie jakiejś czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być uwierzytelnione przy użyciu aktu notarialnego określa ustawa. Pozostałe z kolei określają pomiędzy sobą strony umowy. Uwarunkowania w jakich powinno dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Nie trzymanie się ustaleń zawartych w akcie w momencie, kiedy wymaga tego prawo lub tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z polskim prawem tryb postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może sporządzić?
Akt notarialny – co to jest i kto może go przygotować?
Akt notarialny jest urzędowym zaświadczeniem, którego postać jest szczegółowo sprecyzowana przez polskie prawo. Zaświadcza on wykonanie pewnych czynności. Może to być sprzedaż nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Określone czynności prawne muszą być poświadczone u notariusza, inne natomiast mogą, ale nie muszą chyba, że strony mają takie życzenie. Kto może przygotować taki dokument? Zdecydowanie najczęściej dokument przygotowywany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można znaleźć we wszystkich dużych miastach jak Warszawa, Łódź czy Poznań, ale także małych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie można kupić ani sprzedać jakiejkolwiek nieruchomości. W pewnych przypadkach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, lub aplikant notarialny. Czasami z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które wydawane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może przygotować polski konsul.
Co musi mieścić się w prawidłowo sporządzonym akcie notarialnym?
To, jak musi wyglądać akt notarialny oraz jak go przechowywać reguluje ustawa Prawo o notariacie. Ważne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Co więcej musi on zawierać następujące elementy:
- data – dokładna data sporządzenia dokumentu, czyli dzień, miesiąc i rok. Czasami na specjalne życzenie stron dopisuje się także godzinę podpisania aktu,
- miejsce – miejscowość, w której sporządzono dokument,
- dane notariusza – w akcie powinny znajdować się takie dane jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
- dane zainteresowanych stron – dokument musi posiadać imiona, nazwiska, adres zamieszkania, imiona rodziców, PESEL oraz numer NIP,
- oświadczenia stron – czyli główna treść dokumentu, z podkreśleniem, że w sytuacjach spornych powołują się oni na dokumenty okazane przy akcie,
- szczególne okoliczności – na specjalne życzenie stron w akcie można zawrzeć wyjątkowe okoliczności, jakie miały miejsce przy sporządzaniu dokumentu,
- potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu umieszcza się klauzulę, że akt został odczytany i podpisany w obecności obu stron,
- podpisy – niewątpliwie tak istotny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, a także notariusza.
Czynności, które wymagają sporządzenia aktu notarialnego
Czynności zawarte w polskim prawie, które koniecznie muszą być potwierdzone przy pomocy aktu notarialnego to przede wszystkim:
- umowy przeniesienia własności nieruchomości – dotyczy to w szczególności umów kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
- umowy, które przenoszą prawo użytkowanie wieczystego,
- umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- umowy o podziałach spadku, jeśli zawarta jest w nim nieruchomość,
- umowa spółki partnerskiej,
- umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
- umowa spółki komandytowej,
- umowa spółki z o.o..
Pozostałe czynności również mogą być przypieczętowane aktem notarialnym, zależy to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego.
Jak odbywa się podpisanie umowy przy pomocy aktu notarialnego?
Notariusz odpowiedzialny jest za jasne i zrozumiałe napisanie aktu. Istotnym momentem zawarcia umowy za pomocą aktu notarialnego, jest przeczytanie go przez notariusza w obecności osób zainteresowanych. Aby akt posiadł moc prawną notariusz powinien upewnić, że strony zainteresowane rozumieją treść dokumentu. Jeśli jest takie życzenie stron, notariusz odczytuje również wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wtedy dokument nabiera mocy prawnej.
Przechowywanie aktu notarialnego
Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazywane są one do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tej sytuacji obowiązuje rejonizacja i zależne jest to od siedziby kancelarii, w której był podpisany akt. Oczywiście obydwie strony otrzymują odpisy aktów.
Oczywiście za napisanie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.
